notula rapat

Teknik menyusun notula

Notula adalah catatan mengenai semua pembicaraan selama rapat berlangsung. Maksud pembuatan notula adalah agar apa yang telah dibahas dalam rapat baik rapat untuk pemecahan masalah atau  rapat untuk pengambilan keputusan dapat menjadi acuan bagi rapat selanjutnya. Dan bagi peserta rapat yang tidak hadir, notula dapat menjadi informasi atas materi yang dibahas dan kesimpulan yang diperoleh. Notula dapat juga untuk melihat perkembangan perusahaan dari waktu ke waktu. Notula dapat dibagikan kepada peserta rapat bila telah disetujui oleh pimpinan. Notula dibuat oleh sekretaris organisasi atau seseorang yang ditunjuk untuk melaksanakan tugas itu, dan posisi duduknya dekat  pimpinan agar sekretaris dapat menebar pandangan ke seluruh peserta. Hal-hal yang harus diperhatikan dalam pembuatan notula : Ringkas tapi jelas dan lengkap sehingga mudah dipahami dan tidak menimbulkan penafsiran yang berbeda-beda. Dibuat bukan berdasarkan pemikiran notulis Bila ada usulan dan tanggapan terhadap masalah, dapat dipisahkan cara penulisannya agar tidak membingungkan Dalam penyusunan notula dibedakan mana saja materi yang berupa penyajian informasi, materi yang menyangkut pertimbangan khusus, serta materi yang berupa keputusan Menggunakan bahasa yang lugas dan langsung pada pokok pembicaraan Notula yang dibuat saat rapat berlansung merupakan notula awal. Notula ini perlu disempurnakan dengan tidak mengubah isi materi semula, kemudian diketik rapi dan dimintakan persetujuan pada pimpinan untuk menjadi notula akhir. Hal-hal yang harus diperhatikan dalam penyusunan notula : Bila rapat tersebut rapat rutin, sebaiknya diberi nomor urut rapat, bulan, dan tahun rapat. Misalnya : Rapat Pengurus Yayasan Amal Maret 2007 Perlu diinformasikan pada judul notula rapat; apakah rapat tersebut merupakan rapat pemberian informasi, rapat pemecahan masalah atau rapat pengambilan keputusan. Susunan notula lengkap : dari judul sampai penutup diakhiri dengan tanda tangan pimpinan dan notulis rapat Walaupun notula dibuat ringkas, namun setiap peserta yang berbicara perlu disebutkan namanya, misalnya Ibu Meynar memberikan usulan tentang……………………………… Keputusan yang diambil dalam rapat hendaknya dicatat secara lengkap Waktu dimulai dan berakhirnya rapat dituliskan dalam notula Persiapan dalam pembuatan notula : Sediakan alat tulis dan kertas, tapi sekarang sudah umum digunakan Personal Computer ataupun Note BookLaptop untuk penyusunan notula. atau Sediakan kaset rekaman bila ada pembicaraan yang tidak dapat ditulis. Memahami prosedur rapat sebelum rapat dimulai Sediakan buku-buku referensi yang menunjang materi rapat Isi Notula Rapat Judul notula beserta nama organisasi atau unit organisasi yang menyelenggarakan rapat. Hari, tanggal, tempat serta waktu dimulai dan berakhirnya rapat. Sifat rapat. Nama peserta baik peserta yang hadir maupun yang tidak hadir. Penyempurnaan notula rapat sebelumnya dan pengesahannya. Susunan acara rapat. Ringkasan jalannya rapat. Hasil rapat. Hal-hal yang dibicarakan dalam rapat. Catatan khusus. Nama dan tandatangan pimpinan dan notulis rapat dibagian akhir.